Flávia Rezende, do TCE-AM
Mariana Maria, Atricon
Quatro boas práticas voltadas ao aperfeiçoamento da gestão de processos foram apresentadas nesta quarta-feira (14), durante a programação do segundo dia do 3º Laboratório de Boas Práticas dos Tribunais de Contas (LabTCs), na sala temática dedicada à gestão de processos. Os projetos compartilhados demonstraram como a modernização de fluxos, a adoção de sistemas digitais e a padronização de rotinas estão promovendo mais eficiência, clareza e transparência no controle externo. Participaram da rodada de apresentações os Tribunais de Contas do Mato Grosso, Amazonas, Piauí e Distrito Federal, com experiências que foram desde a criação de códigos normativos à automação de comunicações internas.
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Código de Processo de Controle Externo – TCE-MT
“O que a gente precisava era de um normativo claro, adaptado às necessidades do controle externo.” Com essa afirmação, o auditor de controle externo Carlos Alexandre Pereira apresentou a experiência do Tribunal de Contas de Mato Grosso (TCE-MT) na criação do Código de Processo de Controle Externo, o primeiro do país com uma norma própria voltada exclusivamente para disciplinar os processos de fiscalização nos Tribunais de Contas. A iniciativa busca fortalecer a segurança jurídica, padronizar procedimentos e garantir decisões mais consistentes.
Segundo Carlos Alexandre, o código representa um avanço legislativo ao sistematizar etapas, prazos e procedimentos, fortalecendo a atuação técnica do controle externo. Ele explicou que, entre os principais marcos, está o fim das câmaras de julgamento e a adoção do plenário virtual, que garante decisões colegiadas com mais agilidade, economia e uniformidade. “O estado é muito grande, e muitos advogados percorriam quilômetros de estrada de terra para fazer uma sustentação oral. O processo virtual tornou tudo mais democrático”, destacou o auditor.
Antes do código, segundo o auditor, o TCE-MT recorria a normas genéricas, como o Código de Processo Civil, o que exigia interpretações adaptadas e gerava insegurança jurídica.
Carlos Alexandre também destacou a preocupação do Código com a inovação e o uso responsável da tecnologia, com princípios definidos para a aplicação de inteligência artificial em apoio às análises processuais. Para ele, o pioneirismo da corte mato-grossense já inspira outros Tribunais do país. “O Código virou referência por propor soluções avançadas e adaptadas às nossas realidades. Está em curso uma resolução nacional baseada nessa experiência.”
Domicílio Eletrônico de Contas – TCE-AM
O auditor de controle externo e diretor de projetos e inovação em tecnologia da informação do Tribunal de Contas do Amazonas (TCE-AM), Saulo Coelho, apresentou o Domicílio Eletrônico de Contas (DEC) como boa prática, destacando os avanços na comunicação com gestores públicos e demais partes envolvidas em processos. Criado para substituir os tradicionais meios físicos de notificação, o DEC tornou a comunicação mais direta, segura e acessível — especialmente em um estado com desafios logísticos como o Amazonas. “A gente saía com a papelada, e enviava documentos para lugares onde o correio não passa todo dia (…) hoje temos um sistema que dá retorno em dias, não em meses”, comentou.
Integrado ao Portal e-Contas, o DEC permite protocolar documentos, peticionar em processos existentes, acompanhar o andamento processual, consultar autos, atualizar dados e responder a comunicações — tudo de forma digital. A adesão, obrigatória desde a publicação da Portaria nº 939/2022, já alcança 100% das unidades gestoras do estado, com mais de 11 mil usuários cadastrados e 275 mil acessos registrados.
Iniciado oficialmente em maio de 2023, o sistema já responde por 98% de todos os protocolos realizados no TCE-AM. Segundo Saulo, isso reduziu drasticamente o tempo médio de ciência das comunicações, que antes podiam levar até dois meses para chegar aos interessados em municípios de difícil acesso. “Era comum a comunicação ser enviada e simplesmente não chegar. Enquanto isso, o processo ficava parado. Isso não é exceção — era nossa realidade”, afirmou.
Com previsão de expansão, o Domicílio Eletrônico deve ser integrado a inspeções remotas a partir de agosto. Para Saulo Coelho, trata-se de uma mudança estrutural na forma de atuação da Corte: “O DEC é uma ferramenta que garante efetividade no controle, transparência na tramitação e agilidade no atendimento ao jurisdicionado.”
Utilização do Microsoft Lists para Aperfeiçoamento do Controle Externo – TCE-PE
Com foco em melhorar a organização e o acesso a informações estratégicas, o Tribunal de Contas do Estado do Piauí (TCE-PI) apresentou como boa prática o uso da ferramenta Microsoft Lists para apoiar o planejamento e o desenvolvimento do controle externo. A iniciativa foi detalhada pelo auditor Tércio Gomes Rabelo, que atua no núcleo responsável pela modernização da gestão de dados no Tribunal. “A gente precisava estruturar informações como decisões, benefícios, ações de controle e cada diretoria fazia isso de um jeito. Era tudo disperso, em planilhas soltas, sem integração”, afirmou.
Já com a ferramenta é possível criar listas personalizadas e compartilhadas, com edição simultânea por diferentes usuários, garantindo atualização em tempo real e rastreabilidade das alterações. “Antes, se alguém atualizava uma planilha, o outro perdia a versão certa. Agora tudo é colaborativo e auditável”, destacou Tércio.
Entre as aplicações práticas do sistema estão o registro de ações de controle (incluindo dados do VRF, benefícios e unidades fiscalizadas), a gestão dos pareceres sobre as contas de governo e o controle estruturado das decisões do Tribunal. A solução também foi integrada a ferramentas como Power BI, SharePoint, Teams e Power Automate, permitindo automações, painéis interativos e comunicação entre equipes.
A adoção do Microsoft Lists trouxe ganhos em eficiência, monitoramento e transparência. “Hoje conseguimos trabalhar com processos integrados, com acompanhamento em tempo real e colaboração efetiva entre equipes. E estamos abertos a compartilhar isso com outros Tribunais”, finalizou o auditor.
Matriz de Priorização de Processos – TCDF
Os auditores de controle externo Josdeyvi Magalhães Russi, chefe da Assessoria de Aprimoramento de Processos, e Henrique de Oliveira, coordenador de análise de dados, apresentaram a boa prática do Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF) voltada à priorização de processos no sistema da Corte. O novo módulo da matriz de priorização, integrado ao sistema e-TCDF, organiza e automatiza o fluxo processual com base em critérios objetivos definidos pelas unidades técnicas, eliminando controles paralelos e fortalecendo a visão gerencial.
A solução foi desenvolvida após um diagnóstico conjunto entre os diretores das unidades técnicas e resultou na criação de um painel gerencial conectado via API ao sistema principal do Tribunal. O módulo permite o acompanhamento em tempo real das etapas dos processos — como instrução, revisão e ajustes — organizadas em uma interface visual padronizada. “A gente já tinha esse controle de forma manual, mas agora conseguimos consolidar tudo de forma integrada e acessível”, completou Henrique.
Um dos destaques do modelo é a automação da comunicação entre equipes, realizada diretamente no Microsoft Teams, com envio de mensagens automáticas por meio de um bot integrado. A tecnologia elimina o uso de e-mails e planilhas externas, tornando mais ágil e eficiente a interlocução entre os setores. “Hoje, o usuário recebe notificações instantâneas, e as divisões conseguem acompanhar a movimentação sem depender de controles informais”, destacou Henrique.
Além de simplificar a rotina administrativa, o módulo fortalece o planejamento e a transparência interna da Corte. Segundo eles, a ferramenta já impacta positivamente o desempenho das unidades técnicas e deve servir de base para novas melhorias. “Eliminamos retrabalho, reduzimos o tempo de resposta e conseguimos enxergar com mais precisão o que está sendo feito em cada frente”, finalizou Josdeyvi.
O LabTCs
O LabTCs tem origem no Marco de Medição de Desempenho dos Tribunais de Contas (MMD-TC), que avalia e destaca boas práticas no âmbito dos órgãos de controle. A partir do mapeamento, são selecionadas experiências que demonstram impacto positivo na eficiência, transparência e modernização da administração pública para serem apresentadas durante o evento.
A iniciativa visa incentivar a implementação de boas práticas em diferentes contextos institucionais e promover discussões sobre tendências, técnicas e soluções inovadoras para aprimorar a atuação dos TCs.
O evento é uma realização da Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (Atricon), em parceria com o Tribunal de Contas do Município de São Paulo (TCM-SP) e com o Instituto Rui Barbosa (IRB), e conta com o apoio do Conselho Nacional de Presidentes dos Tribunais de Contas (CNPTC), da Associação Nacional dos Ministros e Conselheiros Substitutos dos Tribunais de Contas (Audicon), da Associação Brasileira dos Tribunais de Contas dos Municípios (Abracom), da Associação de Entidades Oficiais de Controle Público do Mercosul (ASUR) e do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado de Goiás (TCM-GO).