A estruturação do Escritório de Processos, lições aprendidas e o fomento à cultura da Gestão de Processos foram alguns dos assuntos abordados na 21ª Oficina do Conhecimento, cujo tema foi “Melhorando Processos para Integrar Pessoas e Otimizar Resultados” . O evento, promovido pela Escola de Contas Públicas, em parceria com o Tribunal de Contas de PE, foi realizado no dia 25/10, e contou com a presença de 155 pessoas.
Na opinião do conselheiro do TCE-PE, Marcos Loreto, a oficina trouxe um dos temas mais promissores do cenário da gestão estratégica organizacional. “Por meio de um convênio com o Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco (CIn/UFPE), o TCE-PE tem conduzido um projeto de Estruturação do Escritório de Processos, visando o desenvolvimento da cultura de gestão de processos enquanto instrumento efetivo para a melhoria dos resultados da organização”.
Para Breno Spindola, chefe do Núcleo de Planejamento, Desenvolvimento Organizacional e Controle Interno (NPC) do TCE-PE, a gestão por processos é um instrumento eficaz para a gestão por resultados. “Ao fomentar a cultura do Escritório de Processos organizamos cinco áreas: governança, tecnologia, estrutura, projeto piloto e comunicação/capacitação”.
Sobre as lições aprendidas durante a implantação do Escritório de Processos do TCE-PE, ele disse que a existência do Escritório de Projetos contribui e muito para o sucesso do Escritório de Processos. “Além disso, constatamos que a colaboração deve prevalecer sobre a fiscalização. É imprescindível uma estrutura organizacional flexível e que os resultados rápidos ajudam a consolidar o escritório”.
A palestrante Glória Fraga, gerente de Desenvolvimento Organizacional do NPC do TCE-PE, reforçou que “gerir processos é mobilizar continuamente pessoas para gerar ganhos em uma organização a partir de inovações em seu dia-a-dia de trabalho”. Ela relembrou que é essencial criar uma cultura forte, que inspire continuamente os colaboradores a criar ideias que otimizem seus métodos de trabalho.
Glória defende que é importante alinhar as atividades de melhoria e inovação dos processos aos objetivos estratégicos da organização; gerir o desempenho dos processos e coordenar a gestão do conhecimento relacionada aos processos de negócio e à inovação.
A professora da UFPE, Carina Alves, falou do convênio de cooperação técnica do Tribunal em parceria com o Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco (CIn/UFPE). “A essência da gestão por processos é a melhoria contínua. Nós colaboramos para que problemas sejam solucionados. É importante que a universidade gere conhecimentos úteis para as organizações e a sociedade”.
“A governança para resultados: a estratégia à melhoria de processos” foi o tema abordado por Nicir Chaves, chefe de Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação Institucional do Ministério da Previdência Social. Em seu estudo de caso, ela explicou que anteriormente o tempo médio de concessão de aposentadoria era de seis meses e atualmente é de 30 minutos, um verdadeiro desafio gerencial. Atualmente a Previdência Social tem a maior folha de pagamento da América Latina.
Ao inovar e racionalizar processos, Nicir citou que desde 2003, houve a integração do plano estratégico entre as autarquias da Dataprev e Previ com a Previdência Social. “Os resultados de melhoria de processos só chegam com resultados rápidos, com caráter participativo, com pessoas trazendo idéias inovadoras”.