Auditores da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) monitoraram os sete processos certificados do Tribunal de Contas de Mato Grosso e verificaram os pontos necessários para a manutenção das certidões, que conferem qualidade aos serviços prestados pela instituição de controle. Ao todo, entre os dias 3 e 7 de outubro foram avaliados os seis processos do Sistema de Gestão de Qualidade certificados com o ISO 9001 e um processo com o ISO 50001, atribuído ao Sistema de Gestão Energética.
São eles: o Diário Oficial de Contas; o Plenário Virtual; o Sistema de Gerenciamento de Prazos; o Sistema Geo-Obras; o Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE); e a Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo. A certidão do ISO 50.001 garante que o TCE de Mato Grosso tem desenvolvido as melhores práticas de gestão energética.
Durante a solenidade de encerramento na última sexta-feira (07), os auditores da ABNT enalteceram os pontos fortes da instituição, dentre os quais, entrosamento e maturidade das equipes, domínio dos conhecimentos das funções verificadas, harmonia do ambiente de trabalho e competência em implementar eficiência à gestão. O auditor José Eduardo Rodrigues enalteceu, sobretudo, a redução em 67% do consumo de água, resultado de políticas de reuso de água, aquisição de equipamentos e monitoramento de pontos de vazamento.
Entretanto, também foram demonstrados pontos que precisam ser observados pelo Sistema de Gestão Integrada para que o TCE de Mato Grosso continue avançando nos serviços prestados à sociedade, como a padronização de alguns documentos e implementação de pesquisas de satisfação dos processos certificados.
Conforme afirmou o chefe de gabinete da Presidência, Paulo Nunes, o acompanhamento feito pela ABNT incentiva a melhoria gradativa da instituição, que busca avançar nos níveis de excelência. “Nós somos um dos únicos órgãos públicos do país a ter tantos processos certificados e queremos continuar ampliando a gama de certificações. Os apontamentos da ABNT representaram avanços significativos, seja em economia, redução de custos, seja em eficiência”, afirmou.
Para o secretário de Planejamento, Diógenes Curado, a auditoria realizada anualmente pela ABNT é muito positiva para indicar os pontos de melhorias necessários no TCE de Mato Grosso. “Percebemos que o Tribunal de Contas sente muito orgulho dos certificados. Portanto é muito importante a análise de risco que a ABNT faz, porque nos permite ver mais à frente, permitindo-nos avançar”, considerou.
“Um grande legado”. Foi como avaliou o secretário executivo de Administração, Marcos José da Silva, sobre os procedimentos observados pela ABNT no TCE. Para o gestor, a instituição de controle externo tem caminhado próxima às orientações da Associação, o que se verifica pelos trabalhos já implementados no TCE de Mato Grosso.
Mensalmente, as equipes do Sistema de Gestão Integrada se reúnem em oficinas de qualidade para verificar o andamento das ações preventivas e corretivas. Atualmente, o TCE-MT já estuda a transição ISO de 2008 para o ISO de 2015, adequação que deverá ser feita até 2018.
Processos certificados com selo ISO 9001
Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo
Ferramenta utilizada pelos profissionais do controle externo na emissão do relatório de auditoria sobre as contas anuais de governo municipal. A ferramenta consolida as informações contábeis prestadas eletronicamente durante todo o exercício e automatiza rotinas e atividades que antes realizadas manualmente pelas equipes. O trabalho que antes demandava de 15 a 20 dias de trabalho, passa a ser realizado em apenas três dias.
Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE)
Sistema de gerenciamento de estra tégias e planos que visa dar celeridade no acompanhamento das ações e apoiar as tomadas de decisões estratégicas, por meio da adoção da metodologia denominada Balanced Scorecard – BSC. A ferramenta também está sendo utilizada pelas instituições que elaboraram seu Planejamento Estratégico com o apoio do TCE-MT, por meio do Programa de Desenvolvimento Institucional Integrado (PDI) que busca transferir tecnologia aos fiscalizados a fim de melhorar a gestão pública.
Geo-Obras
Implementado em 2008 no TC E-MT reúne em um banco de dados aproximadamente oito mil obras em execução com recursos federais, estaduais ou municipais. A ferramenta integra sistemas de georreferenciamento e de gestão eletrônica de documentos e serve como suporte às análises de auditoria realizadas pelo Tribunal por meio da Secretaria de Controle Externo de Obras e Serviços de Engenharia. O código-fonte do sistema Geo-Obr as pertence ao TCE-MT e tem sido adotado por vários outros tribunais de contas estaduais brasileiros e de outros países. Por ser aberto, o software tem recebido inúmeras alterações de aprimoramento na sua funcionalidade.
Sistema de Gerenciamento de Prazos (SGP)
Quando o prazo limite é extrapolado o sistema gera um alerta e a unidade responsável tem 48 horas para se justificar perante a Corregedoria. Os prazos são definidos por macro fluxos que demonstram o andamento processual no órgão desde o protocolo até a decisão final. O SGP garante ao Tribunal de Contas a manutenção da pauta atualizada e possibilita o cumprimento da meta estratégica de julgar todos os processos de prestação de contas até o final do ano subsequente.
Plenário Virtual
Permite a realização de julgamentos, por meio eletrônico, de processos específicos de menor complexidade como consultas, aposentadorias, pensões, reformas, reservas remuneradas e eventuais retificações de atos previdenciários e homologações de julgamentos singulares para constituição de títulos executivos. Todos os processos são disponibilizados já na abertura da sessão. A manifestação da defesa pode ser por texto ou por sustentação oral em vídeo. Os conselheiros podem emitir o voto a partir de qualquer local com acesso a Internet e em qualquer tempo durante a realização das sessões, abertas às 8h30 das segundas-feiras e encerradas às 17h das sextas-feiras. A primeira sessão virtual do TCE-MT foi iniciada em 03 de Dezembro de 2012. Desde então já foram apreciados mais de 2 mil processos na nova modalidade de julgamento.
Diário Oficial de Contas (DOC)
É um sistema desenvolvido para a gestão da publicação dos atos administrativos internos e dos fiscalizados municipais e estaduais. O DOC foi validado pela LC nº 475/2012 e entrou em operação no dia 3 de outubro de 2012. A ferramenta tem foco na transparência, na redução de gastos e na celeridade dos atos administrativos. As publicações não têm qualquer custo para as unidades gestoras e o envio do material é feito pela Internet.