Sistema de gerenciamento de tarefas otimizou os fluxos de produção do Tribunal
Adotada há pouco mais de um ano pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ), com o objetivo de promover melhor gerenciamento do trabalho e aumentar a produtividade, a Ferramenta Kanban TCE-RJ tem se mostrado um sucesso na gestão das atividades desempenhadas pela Corte de Contas. A utilização da ferramenta atende a um dos pressupostos básicos das Diretrizes da Gestão para o biênio 2023/2024, o incremento de eficiência e efetividade na gestão administrativa e no controle externo.
O sistema baseia-se na chamada Metodologia Ágil, que propõe acelerar as atividades a partir de ciclos de entregas curtos e em etapas. Com isso, as equipes conseguem se planejar com mais facilidade, refletindo em aumento da produtividade, melhora na qualidade das entregas e maior capacidade de gerenciamento de prioridades.
Em uma interface prática e customizável de acordo com as necessidades de cada setor, o usuário pode visualizar todas as suas tarefas no formato de cards, divididas em colunas de acordo com o status de cada uma delas, de “pendente” até “finalizada”. Também é possível criar times de trabalho com outros servidores, além da possibilidade de formar grupos e quadros para gestão de tarefas pessoais. Os gestores podem visualizar todas as tarefas desempenhadas pelo setor e acompanhar o andamento de cada uma delas. A ferramenta ainda produz relatórios individuais de cada servidor que poderão ser utilizados para análise de produtividade e relatórios meritórios.
No TCE-RJ, o sistema começou a ser utilizado primeiramente pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação (STI). Após os bons resultados, foi adotado em seguida pela Secretaria-Geral de Controle Externo (SGE), principal unidade organizacional da Corte de Contas e responsável pela sua atividade-fim, e mais tarde, expandido para todo o TCE-RJ. Para o auditor de Controle Externo Jorge Eduardo Salles, o Kanban auxiliou na distribuição da capacidade operacional do órgão, o que sempre foi um desafio.
“Hoje, temos a percepção de que todos os controles gerenciais podem e devem estar unificados nessa ferramenta, possibilitando que os dados, antes dispersos, possam ser tratados e gerem informações relevantes para a tomada de decisão, no sentido de maximizar o uso da capacidade operacional da SGE”, afirma.
A plataforma de gestão de tarefas é integrado com o sistema de Solicitação Interna Eletrônica (SIE) e com o Sistema de Controle e Acompanhamento de Processos, trazendo ainda mais fluidez aos processos. O sucesso da ferramenta entre os servidores pode ser traduzido em números: apenas no ano de 2022, foram abertas 62.825 tarefas. No mesmo período, o aplicativo registrou 808 usuários, lotados em 89 órgãos, que realizaram 178.242 acessos ao sistema.
“Os números não deixam dúvida: o Kanban TCE-RJ simplificou os fluxos de produção e tornou a rotina de trabalho dos servidores muito mais dinâmica. Esperamos que neste ano a adesão à ferramenta continue a aumentar, pois todos saem ganhando: o servidor, que se sente mais produtivo e motivado, e oTribunal, que pode oferecer um serviço ainda mais eficiente à sociedade”, avalia o subsecretário de Tecnologia da Informação do TCE-RJ, Lucio Camilo.
A ferramenta também foi apresentado em uma reunião com a Gerência Executiva e a Assessoria de Comunicação da Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (Atricon), no dia 26 de janeiro. O coordenador-substituto de Desenvolvimento de Sistemas do TCE-RJ, Marcelo Loro, um dos idealizadores da ferramenta, acredita que outros Tribunais de Contas possam se inspirar no case de sucesso do TCE-RJ.
“A ideia de trazer esta metodologia para o TCE-RJ foi inspirada a partir de uma citação do estatístico William Deming de que eu gosto muito: ‘Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia’. Esperamos que nossa apresentação também tenha despertado na Atricon e em outros Tribunais de Contas a vontade de aumentar a produtividade a partir de uma melhor gestão do trabalho”, afirma.
Fonte: TCE-RJ