Um total de 1.999 processos físicos em trâmite no Tribunal de Contas do Estado do Ceará já foram convertidos para o formato digital. Esse dado se refere a 1.872.335 páginas, sendo que cada processo possui, em média, 400 folhas. As informações foram contabilizadas até esta sexta-feira (23/7) pela Secretaria de Serviços Processuais, responsável por realizar e acompanhar os trabalhos de virtualização dos documentos no âmbito do TCE.
Todo esse trabalho de virtualização dos processos traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança dos dados. O Diretor de Serviços Processuais, Frank Martins, afirma que a decisão de criar uma estrutura para virtualizar os processos “foi mais um dos passos do Tribunal na atualização dos procedimentos, de forma a acompanhar a agilidade demandada pela época em que vivemos”.
Para ele, “a produtividade alcançada está além da prevista inicialmente, indicando que, muito em breve, os processos em meio físico serão reduzidos ao mínimo necessário e a imagem de prateleiras com volumes processuais será apenas uma lembrança do passado”, destacou.
Segundo o assessor administrativo da Diretoria de Serviços Processos, Marcos Bezerra, “no final de 2019, o Tribunal adquiriu kits de scanners e foram traçadas algumas prioridades para a virtualização. Recebemos esses processos e avaliamos se estão dentro da prioridade definida pelo órgão e, na sequência, iniciamos o trabalho de digitalização”, explicou.
A digitação dos processos físicos envolve a realização de cinco etapas:
* Higienização – retirada de grampos, marcações, dobraduras;
* Escaneamento – leitura de cada folha e inclusão no Sistema de Apoio à Digitalização (SAD);
* Controle de Qualidade – revisão folha a folha com a certidão de ocorrências/achados, como anexos de CDs, planta baixa, salto de numeração;
* Indexação – união das páginas e transformação em um só arquivo; e
* Ocerização (ORC) – transformação do documento de imagem em arquivo pesquisável, de responsabilidade da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).
Processos em formato virtual
Em paralelo à virtualização dos processos físicos já em tramitação no TCE Ceará, desde dezembro do ano passado todas as petições iniciais e peças relacionadas a processos eletrônicos dão entrada no Tribunal de Contas do Ceará através do Portal de Serviços Eletrônicos. A iniciativa foi determinada na Resolução Administrativa nº 13, de 4 de novembro de 2020.
Além de padronizar a forma de recebimento das peças processuais no âmbito do TCE Ceará, a Resolução nº 13/2020 garante o pleno exercício do direito de petição, viabilizando cada vez mais seu aperfeiçoamento, ao disponibilizar aos jurisdicionados e demais cidadãos um processo célere e confiável.
A integridade e autenticidade dos processos e documentos recebidos e/ou convertidos em meio eletrônico são asseguradas com o uso da assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil).