O Tribunal de Contas de Mato Grosso do Sul (TCE-MS) adota uma das mais poderosas ferramentas de gestão da atualidade, que é a “Instrução de Trabalho”, um documento que descreve o funcionamento das atividades de um determinado processo, apresenta metas e permite medir o desempenho dos servidores.
A iniciativa é do presidente do TCE-MS, conselheiro Waldir Neves, e faz parte do modelo de Gestão Estratégica que está sendo utilizado pela gestão para aprimorar e modernizar todos os processos de trabalho da Corte de Contas, tendo como resultado principal a o exercício da meritocracia na administração de pessoal.
De acordo com o conselheiro Waldir Neves, a partir de agora todos os gerentes e servidores do TCE-MS serão orientados através deste documento sobre como realizar suas funções e como agir em uma determinada situação ou ocorrência de desvios durante o processo de trabalho. “Estamos buscando a eficiência com a adoção de instrumentos modernos de gestão e acompanhamento, incentivando um sistema de gestão que considera o mérito a razão principal para se conquistar novas posições hierárquicas”, afirma.
Os primeiros setores a terem seu funcionamento mapeado por uma “Instrução de Trabalho” são o Cartório e o Protocolo, ambos ligados diretamente à Secretaria Geral do TCE-MS, um órgão vital para o funcionamento da Corte de Contas. O diretor de Gestão e Modernização, Douglas Avedikian, realizou no último dia 14 a entrega oficial das Instruções de trabalho do Cartório e do Protocolo para o diretor Geral do TCE-MS, Eduardo Dionízio; o chefe do Cartório, Delmir Erno Schweich e a chefe do Protocolo, Simone Aparecida Cabral de Amorim.
De acordo com Avedikian, o objetivo do manual é apresentar a instrução de trabalho dos perfis envolvidos nos processos das unidades cartório e os indicadores. Segundo ele “as premissas que direcionaram a elaboração da instrução foram a descrição do cenário atual e a modelagem do cenário desejado da unidade, para que ela se aperfeiçoe constantemente”.
“Neste documento descrevemos o que de fato deverá ser realizado pelo servidor, onde sua atividade terá uma descrição de cada etapa orientada para a execução e conclusão dentro das especificações do processo de trabalho, deixando claro o que fazer, quando e como fazer”, explica. Na Instrução de Trabalho os servidores são orientados graficamente através de um fluxograma para que a interpretação do documento seja mais fácil.
Avedikian explica que, através do fluxograma os servidores terão capacidade de decisão imediata conforme a indicação. “Na criação de um processo efetivo de gestão estratégica consideramos levantamentos como entendimento, por todos, da estratégia e da visão de futuro da organização; definição de responsabilidade em todos os níveis da organização e acompanhamento do andamento da estratégia”, finaliza.
O secretário Geral, Eduardo Dionízio, elogiou a iniciativa e afirmou que a Instrução de Trabalho é o instrumento que faltava para garantir a automação de todo o fluxo dos processos. “Com a automação vamos ganhar agilidade e celeridade em nossa rotina”, comemorou. Os próximos setores a serem mapeados por “Instrução de Trabalho” serão a Secretaria das Sessões, Setor de Acórdãos, Inspetorias de Controle Externo e de Engenharia e, ainda, os gabinetes dos Auditores Conselheiros Substitutos.