Os certificados de qualidade ISO 9001:2008 e ISO 5001:2011 atribuídos, respectivamente, a seis processos do Tribunal de Contas de Mato Grosso (TCE-MT) e à eficiência energética desempenhada pela Instituição, foram renovados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) até 2018. A notícia veio após a visita da equipe de auditoria externa que, em outubro, avaliou os processos certificados.
Foram renovados com a certificação ABNT NBR ISO 9001:2008 os Processos: Sistema de Gerenciamento de Prazo – SGP ; Diário Oficial de Contas – DOC; Plenário Virtual; Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo; Gerenciamento do Planejamento Estratégico – GPE e Sistema GEO-OBRAS.
A abrangência é nas seguintes Unidades Gerenciais: Corregedoria Geral – SGP; Secretaria de Controle Externo de Obras e Serviços de Engenharia (Geo-Obras); Secretaria Geral do Tribunal Pleno – DOC e Plenário Virtual; Assessoria Especial de Desenvolvimento do Controle Externo – Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo; Secretaria de Planejamento, Integração e Coordenação – GPE. Para o Sistema de Gestão de Energia – SGE, a abrangência são todas as Unidades Gerencias do TCE-MT.
O TCE-MT foi a primeira instituição pública do país a receber a Certificação ABNT NBR ISO 50001:2011 em seu sistema de Gestão de Energia, alcançando 5% de redução no consumo energética o que corresponde a 137.280 kw/h com o programa de troca de lâmpadas fluorescente por LED.
Os procedimentos para a manutenção dos certificados ISO tiveram início em 2014, com a formação de uma Comissão de Implementação do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão de Energia. O grupo, coordenado pelo secretário geral da presidência, Emanoel Gomes Bezerra Júnior, realizou auditorias internas para averiguar potenciais falhas e debateu as recomendações propostas pela ABNT.
De acordo com o secretário geral da instituição, o ISO propõe um modelo de gestão de qualidade para ajudar no avanço dos serviços públicos. Assim, além de ampliar as atividades, o TCE-MT teve de realizar melhorias nas atividades desempenhadas. Para ele, “os principais avanços vieram da dedicação e do empenho de cada líder responsável pelo processo, do comprometimento em identificar falhas e aprimorar os resultados”. E completou: “isso demonstra que a gestão do conselheiro Waldir Júlio Teis primou pela manutenção dos sistemas, garantindo um ambiente favorável às evoluções dos processos”.
Desde 2012, sob a gestão do conselheiro José Carlos Novelli, o Tribunal de Contas de Mato Grosso conta com a certificação ABNT NBR ISO 9001:2008, que dá garantia à qualidade das ações da Instituição quanto ao Sistema de Gestão baseado em normas técnicas. Os processos certificados foram mantidos e ampliados na gestão do atual presidente, conselheiro Waldir Júlio Teis.
Em 2015, o TCE-MT recebeu a certificação ABNT NBR ISO 50001:2011, que significa que as melhores práticas atuais de nível internacional em gestão de energia, desenvolvidas a partir de normas e iniciativas nacionais e regionais existentes, são praticadas na Instituição. A norma permite que as organizações estabeleçam os sistemas e processos necessários para melhorar o desempenho de energia, incluindo eficiência, uso, consumo e intensidade da energia.
SOBRE OS PROCESSOS CERTIFICADOS
Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo – Ferramenta utilizada pelos profissionais do controle externo na emissão do relatório de auditoria sobre as contas anuais de governo municipal. A ferramenta consolida as informações contábeis prestadas eletronicamente durante todo o exercício e automatiza rotinas e atividades que antes realizadas manualmente pelas equipes. O trabalho que antes demandava de 15 a 20 dias de trabalho, passa a ser realizado em apenas três dias.
Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE) – Sistema de gerenciamento de estratégias e planos que visa dar celeridade no acompanhamento das ações e apoiar as tomadas de decisões estratégicas, por meio da adoção da metodologia denominada Balanced Scorecard – BSC. A ferramenta também está sendo utilizada pelas instituições que elaboraram seu Planejamento Estratégico com o apoio do TCE-MT, por meio do Programa de Desenvolvimento Institucional Integrado (PDI) que busca transferir tecnologia aos fiscalizados a fim de melhorar a gestão pública.
Geo-Obras – O Sistema Geo-Obras foi implementado em 2008 no TCE-MT reúne em um banco de dados aproximadamente oito mil obras em execução com recursos federais, estaduais ou municipais. A ferramenta integra sistemas de georreferenciamento e de gestão eletrônica de documentos e serve como suporte às análises de auditoria realizadas pelo Tribunal por meio da Secretaria de Controle Externo de Obras e Serviços de Engenharia. O código-fonte do sistema Geo-Obras pertence ao TCE-MT e tem sido adotado por vários outros tribunais de contas estaduais brasileiros e de outros países. Por ser aberto, o software tem recebido inúmeras alterações de aprimoramento na sua funcionalidade.
Sistema de Gerenciamento de Prazos (SGP) – Quando o prazo limite é extrapolado o sistema gera um alerta e a unidade responsável tem 48 horas para se justificar perante a Corregedoria. Os prazos são definidos por macro fluxos que demonstram o andamento processual no órgão desde o protocolo até a decisão final. O SGP garante ao Tribunal de Contas a manutenção da pauta atualizada e possibilita o cumprimento da meta estratégica de julgar todos os processos de prestação de contas até o final do ano subsequente.
Plenário Virtual – O Plenário Virtual do TCE-MT permite a realização de julgamentos, por meio eletrônico, de processos específicos de menor complexidade como consultas, aposentadorias, pensões, reformas, reservas remuneradas e eventuais retificações de atos previdenciários e homologações de julgamentos singulares para constituição de títulos executivos. Todos os processos são disponibilizados já na abertura da sessão. A manifestação da defesa pode ser por texto ou por sustentação oral em vídeo. Os conselheiros podem emitir o voto a partir de qualquer local com acesso a Internet e em qualquer tempo durante a realização das sessões, abertas às 8h30 das segundas-feiras e encerradas às 17h das sextas-feiras. A primeira sessão virtual do TCE-MT foi iniciada em 03 de Dezembro de 2012. Desde então já foram apreciados mais de 2 mil processos na nova modalidade de julgamento.
Diário Oficial de Contas (DOC) – O Diário Oficial de Contas (DOC) é um sistema desenvolvido para a gestão da publicação dos atos administrativos internos e dos fiscalizados municipais e estaduais. O DOC foi validado pela LC nº 475/2012 e entrou em operação no dia 3 de outubro de 2012. A ferramenta tem foco na transparência, na redução de gastos e na celeridade dos atos administrativos. As publicações não têm qualquer custo para as unidades gestoras e o envio do material é feito pela Internet.