As ações de orientação e de indução da Ouvidoria do Tribunal de Contas do Estado (TCE-RS) resultaram no aumento no número de ouvidorias públicas nos municípios do Rio Grande do Sul. Em 2016, 27% das prefeituras e 21% das câmaras de vereadores possuíam esse canal de comunicação com a população. Após o lançamento das ações, 50% dos executivos e 48% dos legislativos passaram a adotar a prática.
A iniciativa está dividida em quatro eixos: a utilização de um sistema informatizado de comunicação com os controles internos dos jurisdicionados, a realização de um diagnóstico das ouvidorias dos 497 executivos e legislativos gaúchos, a promoção de capacitação para os servidores, a conscientização dos gestores públicos quanto à necessidade da ampliação do número de canais de comunicação com a sociedade e o fortalecimento das unidades existentes.
A adoção do sistema informatizado de comunicação com os controles internos dos jurisdicionados trouxe benefícios para os usuários do serviço e também para as dinâmicas e rotinas de trabalho do TCE-RS, garantindo agilidade nas respostas aos cidadãos e também maior eficiência das práticas de controle social. O contato direto com os controles internos das administrações permitiu uma redução no tempo de resposta ao demandante. Antes da prática, era preciso aguardar a realização das auditorias in loco, normalmente realizadas com periodicidade anual, para verificar a possível irregularidade comunicada pelo denunciante. A partir da comunicação direta com os controles internos, o questionamento quanto ao problema é realizado a qualquer tempo. A mera cientificação ao jurisdicionado de que o assunto será analisado em auditoria tem potencial para acionar medidas sanatórias e corretivas pelos administradores por meio, por exemplo, de auditorias internas, agindo como um mecanismo de prevenção de irregularidades.
Outra iniciativa foi a realização do Diagnósticos das Ouvidorias Públicas dos Executivos e dos Legislativos do Rio Grande do Sul. A pesquisa avaliou o funcionamento, a composição, a forma de relacionamento com os cidadãos, além de outros aspectos que garantem os meios necessários para a atuação satisfatória das dessas estruturas de comunicação com a população. O levantamento foi respondido por 477 municípios, o que corresponde a 94% das cidades gaúchas. A partir dos resultados da pesquisa, o TCE-RS disponibilizou o curso Ouvidorias Públicas na Esfera Municipal, na modalidade de ensino a distância.
Com a intenção de conscientizar os gestores quanto à criação de canais de comunicação com a sociedade, o ouvidor do TCE-RS, conselheiro Cezar Miola, encaminhou ofício aos 994 gestores dos executivos e legislativos municipais informando os resultados do Diagnóstico das Ouvidorias Públicas e ressaltando a importância da criação de unidades de atendimento nos casos em que os municípios não dispunham de tais estruturas. Também foram oferecidas orientações aos agentes públicos e, em breve, será lançada uma cartilha com o objetivo de aperfeiçoar as unidades existentes e estimular a criação de novas.