Dando prosseguimento à política de gestão documental, o Tribunal de Contas do Ceará (TCE-CE) atualizou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) das atividades meio e fim no âmbito da Corte de Contas. A Resolução Administrativa nº 08/2012, que institui a TTD, foi publicada no Diário Oficial do Estado (DOE) em 26/12/2012. De acordo com a nova Resolução, os diretores das Unidades remeterão anualmente, até o dia 30 de janeiro, ao Serviço de Arquivo do Tribunal os documentos cuja temporalidade estejam vencidos. Deverá ser realizado da seguinte forma: cada área receberá uma cópia da Tabela e enviará ao Serviço de Arquivo os documentos, para fins de análise e destinação final, relacionados no “Formulário de Remessa de Documentos para Arquivo – FRDA”, disponibilizado para os servidores.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento fundamental de gestão dos documentos produzidos por uma instituição, pois nela se define os prazos de guarda (intervalo de tempo, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos na unidade produtora, ou seja, no arquivo corrente ou no intermediário) e sua destinação final (guarda permanente ou eliminação).
A TTD possibilita a racionalização do acervo, que cresce diariamente, e do espaço físico ocupado pelos documentos, permitindo descarte e definindo quais os documentos devem ser enviados e preservados no arquivo central deste Tribunal. Os documentos de guarda permanente são os considerados de valor histórico, que já cumpriram o prazo de valor probatório e os documentos de valor informativo.
Saiba mais – A política de gestão documental foi iniciada em 2007, com a Resolução nº 3212/2007 alterada pela Resolução Administrativa nº 07/2009, primeiramente, com as atividades-fim em conformidade com as normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), criada pela Resolução nº 2723/2007 e nomeada pelo Presidente (Portaria nº 50/2012) é a responsável por acompanhar os processos de descarte de documentos (já foram realizados cinco descartes); propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental – TTD e apresentar minutas de atualizações da TTD das Atividades Meio (Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Orçamentária, Financeira, de Materiais, Contratos entre outras) e da Atividade fim (Controle Externo).
Esse é um trabalho de racionalização da documentação do TCE e, com base em um tabela de temporalidade, é possível determinar com segurança o que é descartável e o que é permanente; criar condições para que essas informações e documentos aqui tratados e produzidos tenham adequada circulação e guarda de modo a permitir a preservação da memória institucional.
