O Tribunal de Contas do Estado do Ceará, através do seu Núcleo de Digitalização, está transformando cerca de 14 milhões de folhas de processos físicos em virtuais. A iniciativa, que torna o trâmite processual mais acessível, célere, seguro e sustentável, começou a ser operacionalizada no final de 2019, quando a Corte adquiriu seis scanners e seis mesas digitalizadoras.
Os equipamentos têm capacidade média para digitalizar 12 mil páginas por dia. De forma paralela, o scanner de mesa copia folhas em tamanho maior e processos mais antigos. No momento, estão sendo digitalizados todos os documentos da Gerência de Comunicações Oficiais. “O Núcleo de Digitalização recebe o processo em meio físico e devolve ao setor de origem de forma virtual”, explica o assessor administrativo da Diretoria de Serviços Processuais, Marcos Bezerra. Cada processo passa por cinco etapas:
* Higienização – retirada de grampos, marcações, dobraduras;
* Escaneamento – leitura de cada folha e inclusão no Sistema de Apoio à Digitalização (SAD);
* Controle de Qualidade – revisão folha a folha com a certidão de ocorrências/achados, como anexos de CDs, planta baixa, salto de numeração;
* Indexação – união das páginas e transformação em um só arquivo; e
* Ocerização (ORC) – transformação do documento de imagem em arquivo pesquisável, de responsabilidade da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).
A ação é coordenada pela Secretaria de Serviços Processuais (SSP), que destaca a busca contínua em tornar o TCE Ceará cada vez mais digital. “Além das informações ficarem mais disponíveis ao público externo, a gente se preocupa com a sustentabilidade. Nós começamos pelos processos que estão em fase inicial e ainda não tiveram julgamento, impedindo que haja o trâmite em papel”, explica o diretor de Serviços Processuais, Frank Martins.
Todo esse trabalho de virtualização dos processos em trâmite no TCE Ceará traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança.
“Várias pessoas poderão acessar os processos digitalizados simultaneamente, através da ferramenta de busca Contexto. Os servidores em teletrabalho também poderão acessar os documentos de forma virtual, diminuindo o risco de extravio de processos. Também haverá a liberação de um espaço físico correspondente a 600 m², que hoje encheria cerca de 700 armários ou ocuparia um andar e meio do Edifício-Sede da Corte, em virtude da significativa redução do volume de papel; sem contar com o nosso arquivo, que deverá ser digitalizado num segundo momento”, apontou o assessor da Presidência, Felipe Koury.
