A Coordenadoria de Arquivo Geral enviará para fragmentação cerca de 3,3 toneladas de papel resultantes da eliminação de 30.800 processos com apreciação pelo Tribunal de Contas de Minas Gerais para fins de registro – pensões, aposentadorias e reformas – regulares e arquivados entres os anos de 1998 a 2006.
A eliminação foi aprovada pelo Grupo Permanente de Avaliação de Documentos – GPAD e publicada no Diário Oficial de Contas (D.O.C.) de 11/11/2013, após a microfilmagem dos processos, procedimento que consiste na produção de imagens fotográficas dos documentos, em formato altamente reduzido, com o objetivo de racionalizar e aproveitar melhor o espaço físico.
Todo o procedimento de microfilmagem foi executado conforme a Lei Federal 5433/68 e o Decreto 1.799/96, que regulamentam a microfilmagem de documentos oficiais e autorizam a eliminação dos originais em papel, substituídos por sua imagem em microfilme. A Resolução Nº 05/2003, instituída no âmbito deste Tribunal, também autoriza a eliminação de processos dessa natureza, arquivados a mais de cinco anos e após a devida microfilmagem.
Com a eliminação dos documentos a Coordenadoria de Arquivo Geral irá obter mais espaço para receber os processos que estão sendo enviados para arquivamento. Com esse procedimento serão desocupadas 30 estantes de aço, e os microfilmes correspondentes ao volume de papel eliminado ocuparão apenas duas gavetas de um armário, uma vez que um rolo de microfilme de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 5.000 fotogramas ou cerca de 200 processos de aposentadoria.
Caso seja necessária a consulta a um processo microfilmado, a solicitação continuará a mesma pelo Sistema Gerencial de Administração de Processos (SGAP). Entretanto, em vez de ter acesso ao processo em papel, será enviada ao solicitante, por e-mail, uma cópia em PDF. Além da obtenção de espaço físico no Arquivo, o procedimento também proporciona facilidade na consulta e economia de papel, pois as cópias serão em meio eletrônico.